Archivwesen

Die Gemeinde- resp. Bezirksbehörden sind verpflichtet, ein Archiv zu führen (GOG, § 41 und ArchG, § 4 Abs.1). Das Archiv stellt die dauerhafte, zuverlässige und authentische Überlieferung sicher und trägt damit zur Wahrung der Rechtssicherheit bei (ArchG, § 1 und ArchV § 1).

Zu archivieren sind sämtliche Unterlagen, welche für die Behörde und die Verwaltung sowie die Öffentlichkeit von dauerndem Wert («archivwürdig») sind, nicht zuletzt auch unter dem Aspekt der historischen Forschung (ArchG, § 1 Abs. 2 und ArchV § 2):

• Urkunden
• Amtsbücher, Protokollbücher
• Akten und Archivverzeichnisse
• Amtsübergabeprotokolle
• Wichtige Verträge
• Grundbuchamtliche Unterlagen
• Gutachten und Streitfälle
• Für die Geschichte der Gemeinde relevante Korrespondenz
• Bildmaterial von personen- und sachhistorischem Wert
• Statistiken
• Projekt- und Ausführungspläne gemeindeeigener Liegenschaften
• Gedenkschriften, Broschüren über die Gemeinde und Publikationen
• Siegelpetschaften

Die Gemeinden und Bezirke haben eine archivverantwortliche Person zu benennen, die Ablage zu organisieren und einen Registraturplan zu erlassen (ArchV, § 3).

Die Behörden und die Verwaltung haben zur Erfüllung ihrer Aufgaben jederzeit Zugriff zum Archiv (im Rahmen der Zuständigkeit). Für Dritte gilt grundsätzlich eine Schutzfrist von 35 Jahren nach Abschluss eines Dossiers. Allerdings gilt für Unterlagen, die bereits vor der Ablieferung der Öffentlichkeit zugänglich waren, keine Schutzfirst (ArchG, § 15 Abs. 2). Da mit dem Öffentlichkeitsprinzip das Akteneinsichtsrecht relativ extensiv auszulegen ist (vgl. Gesetz über die Öffentlichkeit der Verwaltung und den Datenschutz vom 23. Mai 2007), hat die Schutzfrist an Bedeutung eingebüsst. Vorbehalten bleiben jedoch in jedem Fall das öffentliche Interesse oder besonders schutzwürdige Interessen betroffener Personen, welche einer Einsichtnahme entgegenstehen (Gesetz über die Öffentlichkeit der Verwaltung und den Datenschutz, § 25 und ArchG, §§ 15 und 16).

Vorlagen für Gemeinden

Allgemeines

Records Management / Aktenablage

Bewertung

Erschliessung

Konservierung / Bestandserhaltung

Benützung